Nelson Hernández Cedeño: Tácticas para una reunión


Sea en una reunión “casual” de negocios o para un evento en particular, tarde o temprano le tocará ser el centro de atención. Tanto usted como las personas que se sentarán a escucharlo estarán muy ansiosas y todas las miradas se posarán sobre usted y estarán atentas a lo que saldrá de su boca y lo que su lenguaje corporal comunique.

En algunos casos extremos hasta estarán chequeando qué tipo de reloj usa, la pulcritud de sus zapatos, el peinado lleva, qué dispositivos electrónicos de apoyo maneja, la puntualidad con la que se presentó, accesorios, ropa y hasta qué tipo de aroma desprende… ¡si, usted se ha convertido en el centro de atención!

“Saber leer entre líneas es una habilidad crítica en el lugar de trabajo”, dice Annie McKee, investigadora principal de la Universidad de Pennsylvania y autora del libro Cómo Ser Feliz en el Trabajo. “Necesita comprender a otras personas: lo que quieren, lo que no quieren, sus miedos, esperanzas, sueños y motivaciones. Esto genera confianza. Y la confianza es fundamental”. Además, debes ser consciente de su efecto en los demás, según Karen Dillon, coautora de ¿Cómo Medirás Tu Vida? “Necesita evaluar constantemente cómo otras personas le responden”, dice ella. “A algunas personas les resulta fácil e intuitivo. Para otros, es un desafío”.

La buena noticia es que esta habilidad se puede aprender. Ahora, deseo compartirle algunos tips de cómo lograr dicha misión.

Observe. La mejor manera de leer una sala es prestar mucha atención a las personas, y no solo a lo que dicen. Recuerde: Si confía únicamente en las palabras, solo obtiene la mitad de la imagen. Al ingresar a una reunión, haga un escaneo rápido de quién está junto a quién, quién está sonriendo, quién no, quién está de pie, quién está sentado y cuánto espacio hay entre las personas, de qué hablan previamente. Le cuento, en las mejores empresas del mundo sus ejecutivos están entrenados y han pasado cursos de lenguaje corporal y estrategias comunicación para negociaciones o reuniones casuales y, en algunos casos, hasta estudian la cultura del país previamente.

Luego, intente observar algunas pistas casi invisibles sobre cómo se sienten los participantes mirando cuidadosamente: Sus expresiones faciales, postura y lenguaje corporal. La observación vigilante le dará la información que necesita para interpretar la dinámica de grupo.

Escuche sus propias palabras.  Parece obvio, pero la realidad es que hay quienes ¡no conectan la lengua con el cerebro! Ya sea que esté interactuando con un grupo grande, uno pequeño o bien, hablando con un colega de manera individual, tome pausas para repasar mentalmente su discurso y esté atento a las señales no verbales.

He estado en reuniones de negocios y casuales, donde la persona que habla ha cometido exabruptos, señalado cosas controvertidas o hace bromas y comentarios totalmente fuera de lugar y él o ella siguen como si nada pese a las reacciones del resto. Esto puede ocasionar tragos muy amargos a los organizadores que luego terminan en innumerables disculpas que no borran el mal momento.

Desarrolle su percepción.  Si en medio de una reunión o interacción, nota que las cosas se ponen tensas o acaloradas, puede aprovechar la oportunidad para cambiar la realidad emocional de la sala. Use el humor, empatice con el grupo o con la persona que tenga el puesto social jerárquico más alto y luego céntrese en poner a esa persona de su parte.

Preste atención a los movimientos de cabeza e invite a participar a quienes deseen opinar, ya que puede que alguno de ellos sea un apoyo positivo a su intervención.    

Considere a las personas de manera amplia y reflexione sobre las posibles razones de sus puntos de vista, estados emocionales individuales y colectivos. Busque microexpresiones, como sonrisas fugaces o cejas levantadas. Estos ofrecen pistas sobre la dinámica de grupo y las emociones individuales. 

No se distraiga, deje el celular a un lado, mantenga contacto visual y esté presente. Haga preguntas abiertas para ayudarlo a descubrir lo que realmente está pasando. He visto y estado con periodistas que no se apartan la pantalla del celular y descuidan totalmente al invitado en vivo y muchas veces hasta los dejan hablando solos.

Y cierro con algo clave, no permita ser secuestrado por la energía negativa de una habitación. Mantenga sus emociones bajo control y si no puede tiene 2 alternativas: mantener silencio o retirarse, recuerde este proverbio hindú muy sabio: “Cuando hable, procure que sus palabras sean mejores que el silencio”.Guardar

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